Sitzungen

Vereinfachen Sie Ihre Sitzungsplanung, indem Sie Geschäfte (offizielle und interne) als Traktandum erfassen und einfach Sitzungseinladungen mit Traktandenliste generieren. Protokollieren Sie die Sitzung mühelos und teilen Sie nach der Sitzung ein detailliertes Protokoll. Hier zeigen wir Ihnen wie.

Erfassen Sie offizielle und interne Geschäfte als Traktandum und generiesen Sie einfach Sitzungseinladungen samt Traktandenliste. Nach der Sitzung können Sie ein Protokoll generieren, das Ihre Notizen und Entscheidungen enthält.

Sitzungen aktivieren

Bevor Sie diese Funktion nutzen können müssen Sie die Sitzungen aktivieren. Dies machen Sie unter Einstellungen indem Sie das Häkchen setzen. Speichern nicht vergessen!

Sitzung erstellen und verwalten

1. Gehen Sie und Verwaltung zu den Sitzungen.
2. Klicken Sie oben rechts auf das plus Symbol um eine neue Sitzung zu erstellen.

3. Ergänzen Sie die detaillierten Informationen und speichern Sie die neue Sitzung ab.
4. Sie können nun die zu besprechenden Geschäfte als Traktanden hinzufügen.

Sitzungen verwalten

Um schnell und unkompliziert eine Sitzung zu verwalten, gibt es verschiedene Funktionen:

Wenn Sie über Verwaltung zu den Sitzungen gelangen, sehen Sie eine Übersicht all Ihrer erstellten Sitzungen. Klicken Sie auf den Pfeil links vom Sitzungsname um die Traktandenliste zu sehen

Sie können auf die Sitzung klicken, um eine detailliertere Übersicht der Sitzung auf der rechten Seite zu öffnen und die Informationen zu bearbeiten.

Über den Titel gelangen Sie auf die Detailseite der Sitzung.

Detailseite der Sitzung

Oben rechts können Sie die Sitzung verwalten sowie Einladungen und Protokolle erzeugen. Danach sehen Sie die Beschreibung sowie falls vorhanden, Ihre benutzerdefinierten Felder, die Sie nun ergänzen können.

Wenn Sie bei den Traktanden den Dropdown klicken, sehen Sie, welche Geschäfte traktandiert sind und können diese auch durchsuchen.

Zuletzt finden Sie die Liste Ihrer Teilnehmenden. Auch hier können Sie spezifische Teilnehmenden suchen,

Traktanden

Ein Traktandum besteht aus einem Titel und einer Beschreibung. Sie können einem Traktandum mehrere Geschäfte (intern oder offiziell) unterordnen.

Traktandum über die Sitzung erstellen

In der Sitzungsübersicht können Sie die Traktanden der Sitzung erstellen indem Sie über die drei Punkte ein neues Traktandum erstellen.

Gehen Sie zum Gewünschten Geschäft um einer Sitzung bzw. dem entsprechende Traktandum zuzuweisen. Unter Interne Ergänzungen finden Sie das Suchfeld "Sitzung". Geben Sie den Namen der Sitzung und klicken Sie auf das entsprechende Traktandum.

Das Vorgehen funktioniert gleich bei internen Geschäften. Wenn Sie auf das interne Geschäft klicken, sehen Sie unten die zugewiesene Sitzung und zu welchem Traktandum das Geschäft gehört. Sie können das Geschäft einem zusätzlichen Traktandum.

Traktandum über ein Geschäft erstellen

Wenn Sie sich in der Detailansicht eines Geschäfts (offiziell oder intern) können Sie in den Internen Ergänzungen unter Sitzung ein neues Traktandum hinzufügen in dem Sie auf das gelbe Plus rechts klicken.

Ergänzen Sie die Informationen zum Traktandum. Das Geschäft ist dann automatisch im Traktandum aufgelistet. Sie können das Geschäft einem zusätzlichen Traktandum zuweisen.

Traktandum bearbeiten

Verändern Sie die Anordnung der Traktanden sowie der Geschäfte über das Symbol mit den zwei Linien links der jeweiligen Objekten und schieben Sie sie in die gewünschte Ordnung.

Passen Sie die Sortierung der Geschäfte in einem Traktandum an über das Symbol rechts an oder bearbeiten Sie die Informationen über die drei Punkte.

Sitzungseinladungen

Sie können über verschiedene Wege eine Einladung für Ihre Sitzung erstellen. Sie können sie Standardvorlage nutzen und direkt über die Sitzung eine Einladung (Standardvorlage) generieren. Wenn Sie die Einladung personalisieren möchten oder eine Vorlage erstellen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen im Menü rechts auf Berichte.
2. Klicken Sie auf «Sitzungs-Einladungen» und wählen Sie die gewünschte Sitzung. Es werden in der Sitzungs-Einladung alle Geschäfte angezeigt, welche für diese Sitzung traktandiert sind.

3. Wählen Sie die Elemente, welche zu den einzelnen Geschäften angezeigt werden. Wenn Sie eine Angabe nicht brauchen, nehmen Sie das Häkchen raus. 

   

4. Falls Sie nicht alle Geschäfte der Sitzung in der Einladung wollen, können Sie dies anhand der Filtereinstellungen steuern.
5. Ergänzen Sie die restlichen Parameter der Einladung nach Ihren Bedürfnissen und wählen Sie das Ausgabeformat.
6. Wenn Sie diese Einstellungen wiederverwenden möchten, erstellen Sie eine eine neue Berichtsvorlage. Sie können diese auch als Standardvorlage festlegen.
7. Nun können Sie die Einladung im gewählten Format anzeigen.

Einladung über die Sitzung erstellen

Klicken Sie in der ausgewählte Sitzung auf Symbol um eine erstellen Sie eine Sitzungseinladung (nach Standardvorlage):

Sitzungsprotokolle

Sie können das Protokoll für Ihre Sitzung, wie die Einladung direkt über die Sitzung (Standardvorlage) generieren. Wenn Sie die Einladung personalisieren möchten oder eine Vorlage erstellen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen im Menü rechts auf Berichte.
2. Klicken Sie auf «Sitzungsprotokoll» und wählen Sie die gewünschte Sitzung. Es werden alle Geschäfte angezeigt, welche für diese Sitzung traktandiert sind.
3. Wählen Sie die Elemente, welche zu den einzelnen Geschäften angezeigt werden. Wenn Sie eine Angabe nicht brauchen, nehmen Sie das Häkchen raus. 
4. Definieren Sie, welche eigenen Inhalte in das Protokoll sollen.
5. Falls Sie nicht alle Geschäfte der Sitzung im Protokoll wollen, können Sie die Geschäfte filtern.
6. Die Gestaltungselemente beziehen sich aus das Layout des Protokolls. Sie können den Titel, das Datum und Autoren angeben, und eine Vorbemerkung verfassen.
7. Finalisieren Sie den Bericht, indem Sie das Ausgabeformt auswählen.
8. Wenn Sie diese Einstellungen wiederverwenden möchten, erstellen Sie eine eine neue Berichtsvorlage. Sie können diese auch als Standardvorlage festlegen.
9. Geschafft, Ihr Protokoll ist nun versandbereit.

Protokoll über die Sitzung erstellen

Klicken Sie in der ausgewählte Sitzung auf Symbol um eine erstellen Sie eineSitzungsprotokoll (nach Standardvorlage):