Séances

Simplifiez la planification de vos réunions en saisissant les dossiers (officiels et internes) comme points de l'ordre du jour. Générez facilement des invitations à la réunion avec l'ordre du jour puis documentez et partagez un procès-verbal détaillé de la réunion. Découvrez comment ci-dessous.

Saisissez les objets officiels et dossiers internes comme points de l'ordre du jour et générer facilement des invitations pour vos reunions. Après la réunion, vous pouvez générer un procès-verbal contenant vos notes et décisions.

Activer les sessions

Avant de pouvoir créer une reunion, vous devez activer la fonction. Pour ce faire, cochez la case correspondante dans les paramètres. N'oubliez pas d'enregistrer !

Créer et gérer une réunion

1. Allez à la section Séances dans le menu Administration.
2. Cliquez en haut à droite sur le symbole plus pour créer une nouvelle réunion.

3. Complétez les informations détaillées et enregistrez la nouvelle reunion.
4. Vous pouvez maintenant ajouter les dossiers à discuter comme ordre du jour.

Gérer vos réunion

Pour gérer rapidement et facilement une réunion, il existe différentes fonctions :

Lorsque vous accédez aux Séances via Administration, vous voyez un aperçu de toutes les sessions que vous avez créées. Cliquez sur la flèche à gauche du nom de la réunion pour voir l'ordre du jour.

Vous pouvez cliquer sur la réunion pour ouvrir un aperçu plus détaillé de la réunion sur la droite et modifier les informations.

Cliquez sur titre pour accéder à la page détaillée de la réunion.

Page détaillée de la réunion

En haut à droite, vous pouvez gérer la réunion et créer des invitations et des procès-verbaux. Vous voyez ensuite la description ainsi que, le cas échéant, vos champs personnalisés, que vous pouvez maintenant compléter.

Si vous cliquez sur le menu déroulant de l'ordre du jour, vous voyez quels dossiers sont à l'ordre du jour et vous pouvez également les parcourir.

Enfin, vous trouverez la liste de vos participants. Ici aussi, vous pouvez rechercher des participants spécifiques,

Ordre du jour

Un point de l'ordre du jour se compose d'un titre et d'une description. Vous pouvez subordonner plusieurs dossiers (internes ou officiels) à un point de l'ordre du jour.

Créer un point à l'ordre du jour via la réunion

Dans l'aperçu de la réunion, vous pouvez créer les points de l'ordre du jour de la réunion en créant un nouveau point de l'ordre du jour à l'aide des trois points.

Cliquez sur le dossier souhaité pour l'attribuer à une séance ou au point de l'ordre du jour correspondant.Sous Compléments internes, vous trouverez le champ de recherche "Session". Saisissez le nom de la séance et cliquez sur le point de l'ordre du jour correspondant.

La procédure est la même pour les dossiers internes. Lorsque vous cliquez sur le dossier interne, vous voyez en bas la séance attribuée et à quel point de l'ordre du jour le dossier appartient.Vous pouvez ajouter le dossier à un point supplémentaire de l'ordre du jour.

Créer un point à l'ordre du jour via l'objet

Si vous vous trouvez dans la vue détaillée d'un dossier (officiel ou interne), vous pouvez ajouter un nouveau point à l'ordre du jour dans les compléments internes sous Session en cliquant sur le plus jaune à droite.

Complétez les informations sur le point de l'ordre du jour. Le dossier est alors automatiquement listé dans l'ordre du jour. Vous pouvez attribuer le dossier à un point supplémentaire de l'ordre du jour.

Modifier un point de l'ordre du jour

Modifiez l'ordre des points de l'ordre du jour ainsi que des dossiers à l'aide du symbole avec les deux lignes à gauche des objets respectifs et déplacez-les dans l'ordre souhaité.

Adaptez le classement des dossiers dans un point de l'ordre du jour à l'aide du symbole à droite ou modifiez les informations à l'aide des trois points.

Invitations

Vous pouvez créer une invitation pour votre réunion de différentes manières. Vous pouvez les utiliser comme modèle standard et générer une invitation (modèle standard) directement via la réunion. Si vous souhaitez personnaliser l'invitation ou créer un modèle, cliquez comme suit :

1. Cliquez sur Rapports dans le menu de droite.
2. Cliquez sur "Invitations aux Séances" et sélectionnez la réunion souhaitée. Tous les dossiers inscrits à l'ordre du jour de cette réunion s'affichent dans l'invitation à la réunion.
3. Choisissez les éléments qui doivent être affichés pour chaque dossier. Si vous n'avez pas besoin d'un élément, décochez la case.

4. Si vous ne souhaitez pas que tous les dossiers de la réunion figurent dans l'invitation, vous pouvez le contrôler à l'aide des paramètres de filtrage.
5. Complétez les autres paramètres de l'invitation selon vos besoins et choisissez le format de sortie.
6. Si vous souhaitez réutiliser ces paramètres, créez un nouveau modèle de rapport. Vous pouvez également le définir comme modèle par défaut.
7. Vous pouvez maintenant afficher l'invitation dans le format choisi.

Créer une invitation via la réunion

Dans la réunion sélectionnée, cliquez sur l'icône pour créer une invitation à la réunion (selon le modèle par défaut) :

Procès-verbal de la réunion

Vous pouvez générer le procès-verbal de votre réunion, comme l'invitation, directement via la réunion (modèle standard). Si vous souhaitez personnaliser l'invitation ou créer un modèle, cliquez comme suit :

1. Cliquez sur Rapports dans le menu de droite.
2. Cliquez sur "Compte rendu de réunion" et sélectionnez la réunion souhaitée. Tous les dossiers inscrits à l'ordre du jour de cette réunion s'affichent.
3. Sélectionnez les éléments qui doivent être affichés pour chaque dossier. Si vous n'avez pas besoin d'un élément, décochez la case.
4. Définissez quels contenus propres doivent figurer dans le procès-verbal.
5. Si vous ne souhaitez pas que tous les dossiers de la réunion figurent dans le procès-verbal, vous pouvez filtrer les dossiers.
6. Les éléments de présentation se réfèrent à la mise en page du procès-verbal. Vous pouvez indiquer le titre, la date et les auteurs, et rédiger une remarque préliminaire.
7. Finalisez le compte rendu en choisissant le format de sortie.
8. Si vous souhaitez réutiliser ces paramètres, créez un nouveau modèle de rapport. Vous pouvez également le définir comme modèle par défaut.
9. Voilà, votre compte rendu est maintenant prêt à être envoyé.

Créer un compte rendu de la réunion

Dans la réunion sélectionnée, cliquez sur l'icône pour créer un compte rendu de la réunion (selon le modèle par défaut) :